I pro zkušeného manažera to může být poměrně komplikovaný úkol, pro který se rozhodně vyplatí si vybrat zkušeného partnera, který má s procesem přesídlení firmy již zkušenosti.
Na startu nemáme tušení, co nás čeká
Díky tomu, že většina firem řeší proces přesídlení firmy jedenkrát či dvakrát za celou dobu své existence, může tento komplikovaný proces zbytečně podcenit a místo toho, aby z této změny sídla získala pro firmu a své zaměstnance výhody, naopak se může celý proces nepříjemně zkomplikovat či prodražit. “Je třeba si uvědomit, že skutečným prvotním impulsem, proč hledá firma nové prostory pro svoji činnost je v první řadě zlepšit chod své firmy, získat více prostoru a komfortu pro zaměstnance, zefektivnit některé pracovní procesy či logistické postupy atd.“, uvedl hned v úvodu k problematice přesídlení firmy Erik Štefanovič, jednatel architektonicko-projektantské kanceláře DELTA Projektconsult.
Externí partner versus interní manažer
Kompetentní zkušený partner dokáže společnosti nabídnout komplexní přístup, který ušetří mnoha manažerům firmy čas, starosti a především také finance. Je třeba si uvědomit, že externí partner je člověk pro kterého je řízení procesu přesídlení společnosti hlavním a jediným úkolem, zatímco interně zvolení manažeři v řízení a koordinaci tohoto procesu vystupují pouze jako poradci, kteří dobře znají jednotlivé procesy ve firmě, aby dokázali co nejlépe popsat chod firmy a tedy i přispět k analýze potřeb klienta díky níž vznikne plně funkční koncept kanceláří dané firmě zcela na míru. Tedy obecně se doporučuje, aby byla role interního manažera pouze v pozici rádce, který dobře zná procesy své firmy, ale řídícím mozkem celého procesu přesídlení je profesionál zvenčí. Interní manažeři pak nejsou vystaveni stresu, kdy zastávají dvě funkce najednou a nemohou se ani jedné činnosti plně věnovat. Externí kvalifikovaný specialista nechává majiteli i ostatním členům top managementu prostor věnovat se svému core-businessu, svým stěžejním pracovním úkolům, které po dobu přípravy procesu přesídlení netrpí absencí času či nedostatkem energie zodpovědného manažera.
„Přesídlení firmy je poměrně komplikovaný proces, ale zda bude úspěšný, je často jen otázkou správné volby partnera.”
Další “PROČ” proces outsorcovat
Expert zvenčí přesně ví, které kroky budou následovat. Má proti interně zvolenému manažerovi neopomenutelný náskok. Zná detailně všechny fáze procesu přesídlení - analýza, průzkum, smluvní podmínky, projektová příprava, rebooting) a na rozdíl od nováčka umí předpokládat rizika a to jak technická, finanční či časová. Je připraven již na začátku naplánovat a předejít typickým rizikům odpovědnosti ve fázích diskutabilního rozhraní mezi jednotlivými procesy. Tento externí manažer má celistvý přehled o celém procesu a proto ho umí kvalifikovaně řídit a nepodcenit žádné fáze. „Typickým příkladem je podcenění faktoru času v počátku procesu. Času, který v závěru při fyzické realizaci může citelně chybět a důsledkem jsou chybná rozhodnutí pod časovým tlakem, která jsou cestou do začarovaného kruhu“, komentuje standardní chyby v proces managementu vedoucí pro projekty v České republice a na Slovensku a také společník firmy M.O.O.CON., Martin Pongratz. Tedy důvodů, proč se kvalifikovaný koordinátor vyplatí je více. Umí předvídat, neboť detailně zná celý komplex procesu krok po kroku z pohledu času, technických detailů a parametrů, rozhodovacích fází, problematiky výběru dodavatelů, cenových triků a podobných nástrah.
Koncept kanceláří v režii principu tzv. zevnitř ven
Zkušený expert na vytváření pracovního prostoru a přesídlení firem, společnost M.O.O.CON, ve spolupráci s DELTOU přesvědčují v praxi svými skutečnými realizacemi projektů klientům na míru díky svému konceptu „zevnitř ven“. Rozhodujícími elementy tohoto principu jsou lidé. Zaměstnanci a jejich pracovní postupy, každodenní potřeby, pracovní nástroje či vybavení. Velmi důležitý je také tok interní komunikace či firemní kultura.
Pokud při úvodní schůzce s případným partnerem pro přesídlení dostanete pouze otázku, kolik máte zaměstnanců a kolik potřebujete metrů čtverečních, je to první známka toho, že pokud agentovi stačí pouze tyto dva údaje na to, aby hledal společnosti nové odpovídající prostory, výsledkem může být velké rozčarování nad akustickým či teplotním diskomfortem, komunikačními bariérami, neekonomickým provozem či jinak ztíženým nelogickým chodem firmy.
„Princip konceptu kanceláří zevnitř ven tedy zcela obrací přístup běžného agenta či architekta, který má připravený prostor a pouze do předem daných parametrů přizpůsobí a zasadí nové nájemce“, říká Martin Pongratz z M.O.O.CON. Ze zkušenosti znovu dodává: „Naším cílem je najít pro firmu prostory, které se dokáží optimálně přizpůsobit chodu společnosti našeho klienta. Jeho zaměstnancům, jeho businessu včetně všech pracovních procesů, návyků a také korporátní kultuře. Nikdy ne naopak. V tom spočívá zásadní rozdíl v přístupu k projektu přesídlení M.O.O.CON-DELTA versus realitní agent či developer“. Naším prvořadým cílem je komfort a užitek klienta, tedy nového nájemce. Jsme ochotni převzít na sebe zodpovědnost za jeho budoucí spokojenost a především splnit již zmíněný prvořadý cíl, komplikovaný proces přesídlení obrátit v budoucí konkurenční výhodu klienta.
„Lidé, organizace a budovy jsou vzájemně velmi úzce propojené. Při řízení změn je často nutné měnit pohled a pozorovat souvislosti i z ptačí perspektivy. Jen tak totiž získáte celistvý přehled o všech vzájemně propojených procesech.”
Nezávislost externího poradce
Hned na startovní čáře projektu přesídlení je nutné rozlousknout nejen rozhodnutí, zda proces přesídlení zorganizuje interní či externí tým, ale pokud se již rozhodnu pro skutečně profesionálně řízený proces, je nutné si zvolit správného partnera. V procesu přesídlení zkušeného managera, který hájí skutečně mé zájmy jako klienta, tedy nájemce a uživatele nových prostor. Erik Štefanovič ze společnosti DELTA doporučuje: „Zodpovědný manažer či samotný klient se musí jednoduše zamyslet nad tím, jakou motivaci má poskytovatel služeb, kterému chce koordinaci procesu svěřit. Tito poskytovatelé se mohou totiž velmi rychle – k nevýhodě objednavatele – dostat do konfliktů zájmů. Například u realitních agentů se může vyskytnout překrytí zájmů při zprostředkování nájemních ploch na jedné straně a při prodeji nemovitostí na straně druhé. Proto by se měl klient jako budoucí nájemce zaměřit na jednoznačně nezávislé zastoupení svého externího poradce. Kromě toho mohou tito poskytovatelé služeb přijít ke klientovi s velmi rádoby „výhodnými“ prvotními nabídkami, z nichž jim plynou zisky v podobě provizí od smluvních partnerů, které přizvou do tendru v průběhu realizace procesu přesídlení apod.“
Proces přesídlení je komplikovaný proces, který má mnoho cílů, ať už organizační, kulturní, sociální, či ekonomické. Je to strategické rozhodnutí, které může mít pozitivní či negativní dopad na několik let dopředu na chod celé společnosti. Vyplatí se celý proces detailně promyslet, plánovat a koordinovat, aby výzva, která před klientem stojí mu přinesla zisk, užitek, komfort, vyšší produktivitu zaměstnanců či třeba i zlepšení image značky. Martin Pongratz ze zkušenosti závěrem k tématu přesídlení jako postřeh z praxe dodává: „Kdo neví přesně co chce, dostane málokdy to, co potřebuje. Proto cítíme i my jako svůj úkol pomoci klientovi v analýze, co skutečně potřebuje a podpořit jej již v té počáteční strategické fázi celého procesu, kdy se definují základní parametry od kterých se pak celý proces přesídlení odvíjí.“
Sdílet / hodnotit tento článek